I råd 15 så vi på, hvorfor du skal bruge noget værktøj til at lave vagtplanerne - Det kan være alt fra excel, til gode edb-løsninger. Her får du nogle grunde, så du kan overbevise din chef om at det er værd at bruge 1 dag om måneden og mindst 1 time om dagen på sagen:
- Dit eget tidsforbrug på vagtplanlægning. Op til 90 pct. af tiden er der eksempler på.
- Dit og dine medarbejderes tidsforbrug på at finde ud af hvem der er på vagt.
- Mindre overarbejde - Planen er bedre og har derfor taget hensyn til flere ting. Op til 50 pct. mindre.
- Mindre sygefravær - Personer melder sig ikke syge fordi de skal et eller andet privat. Det har planen taget højde for. Et par pct. mindre typisk.
- Du stopper med at give timer væk, ved at du ikke bruger dine medarbejdere op til deres timenorm.
- Mindre medarbejderomsætning - Din medarbejder kan få deres life-work balance bedre på plads.
- Mindre tidsforbrug på spørgsmål om hvem der er på vagt og hvornår
- Korrekt registering af fravær - Du betaler ikke for timer, der ikke bliver leveret.
- Korrekt beregning af tillæg. Du behøver ikke længere at overkompensere for at være sikre på at beregne tillæggene korrekt. Det hele klare vagtplanlægningssystemet.
- Vagtplanen er færdig til tiden. I de fleste overenskomster skal vagtplanen være kendt af medarbejderne 4 uger før. Hvis ikke kan det medføre en bod. Op til 5000 kr pr medarbejder er der eksempler på.
- Bedre kommunikation med medarbejderne - Alle trækker mere i samme retning.
- Færre omkostninger til din revisor, bogholder og administrator af løn. Det skyldes at det du levere nu er 100 pct. korrekt og lige til at gå til.
- Bedre HR - Du har nu styr på hvem der har sygdom og hvornår
- Bedre HR - Du har også styr på hvilke kvalifikationer de enkelte medarbejdere har
- Endnu bedre HR - Du kan også holde styr på hvornår de skal på kursus igen. F.eks hvornår skal deres kørekort fornyes
- Glade medarbejdere - De føler ikke længere de arbejder i en kaos organisation
- Glade ledere - De har bedre overblik
- Glade vagtplanlæggere - De får meget mindre stress
- Glad økonomichef - Bedre bundlinje
- ....
- ....
Vælg selv de argumenter, du mener passer bedst i din virksomhed. Det skal blot være 3-4 stykker. For at gøre det hele så enkelt som muligt, når du skal fremlægge sagen.
Held og lykke med det og har en god allehelgens aften