Råd 10: En ting af gangen

Det er har været en lang uge. Du har talt med alle cheferne og har endelig fået tal for hvor mange personer og timer, de forventer at skulle anvende i din planlægningsperiode. Du kan nu endelige går igang med at lave vagtplanen.

NEJ - STOP, husk det gamle ordspil - I nat lavede jeg tusinde planer og imorges gjorde jeg som jeg plejer.

Før du lave vagtplanen som du plejer skal du tænke på, at der er rigtig mange ting at tage hensyn til. Råd 10 er derfor, at du istedet for at gøre som du plejer, så laver du en liste over de ting, der skal tages hensyn til når der laves vagtplanlægning i din virksomhed. Når du har lavet listen kan du prioritere hensynende i en prioriteret rækkefølge og derefter begynde at arbejde med vagtplanen således at du først opfylder de vigtigste behov og derefter de mindre vigtige. Det vil give dig en mere robust og ikke mindst troværdig vagtplan.

Du får endvidere den fordel, at du laver det der med et godt ord kaldes multi-kriterie optimering. Du tager hensyn til flere ting samtidigt i din vagtplanlægning.

For at du kan komme igang med din liste vil de næste 9 råd omhandle emner en vagtplan bør tage hensyn til og hvorledes dette kan gøres.

Råd 10: Få prioriteret de hensyn vagtplanen skal tage.

Råd 9: Kan det lade sig gøre III

Ak ja, du burde være færdig nu med at checke om vagtplanen er mulig. Men der er faktisk endnu en ting du bør kigge på.

I råd 8 lavede du en tabel over hvor mange vagter og timer du har brug for inden for hver enkelt kategori.

Timer Vagter
Behov Har Behov Har
Kategori 1 3434 / 3500 350 / 370
Kategori 2 123/200 15 / 30
Kategori 3 ....

I beregningen af antallet af vagter og timer, der er mulighed for at få dækket anvendte vi i råd 8 blot den almindelige normering for antallet af timer og 5 pr uge for antallet af vagter.

Det er desværre ikke godt nok. Vi har nemlig ikke få taget hensyn til alt fraværet. Fra der skyldes helligedage (Ca. 10 om året i Danmark), ferie, feriefri, sygdom, børns første sygedag, etc. etc.

En person har som minimum 35 fridage om året udover weekenderne. Det er 25 dages ferie og fri på helligdagene. Dertil kommer sygdom, kursus, dagsmøder, etc.

Jeg vil derfor råde dig til at gentage råd 8, men med andre parametre.

F.eks med en antagelse om at en person arbejder 4 dage om ugen. Den sidste dag går til ferie, fereifri, sygdom, kursus, etc. og en antagelse om at normeringen er 30 timer.

Du kan nu udfylde skemaet igen.

Timer Vagter
Behov Har Behov Har
Kategori 1 3434 / 2800 350 / 300
Kategori 2 123/ 160 15 / 24
Kategori 3 ....

Det betyder at for kategori 1 kan vi ikke lave en vagtplan, der mangler både timer og vagter.

Råd 9 er derfor: Når du undersøger hvor mange vagter og hvor mange timer personalet kan dække, så husk at tage hensyn til ferie, feriefri, sygdom og tjenestefri.

Råd 8: Kan det lade sig gøre II

Desværre er du endnu ikke færdig med at undersøge om det er muligt at lave en vagtplan. Du har nemlig kun undersøgt mulighederne dag for dag, men hvad med hele den periode du ønsker at lave vagtplan for.

Jeg vil råde dig til beregne, for hver enkelt kategor, hvor mange timer du har behov for at få dække.

Så har du følgende skema:
Timer Antal vagter
Kategori 1 4343 453
Kategori 2 1000 120
Kategori 3 24 3
...
...

Hvis du har læst råd 6 vil du vide hvad du nu skal gøre. Nemlig, yep, rigtigt :-)
Du skal nu finde ud af hvor mange timer og vagter du har mulighed for at dække inde for de enkelte kategorier.

Det beregner du på følgende måde:
Antal vagter = Antal fuldtids personer * 5 * antal uger vagtplanen løber over.
Antal timer = Antal fuldtids personer * 37 * antal vagter vagtplanen løber over.

Antal fuldstids personer inden for en kategori er en summering over personerne i kategorien og deres arbejdstidsprocent. Hvis du f.eks. har 2 halvtidsansatte og en fuldtidsansat er dit antal af fuldtids personer:
50 + 50 + 100 = 200 pct, hvilket svare til 200/100 = 2 fuldtids personer.

De 37 timer er den normale arbejdstid pr uge. Det kan sagten være at du anvender en anden normal arbejdstid. Så gør du bare det.

De 5 dage skyldes at i rigtig mange overenskomster gælder at en person skal have to sammenhængende fridage pr uge. Ihvertfald i gennemsnit. Det betyder at der kun er mulighed for at benytte en person 5 dage om ugen.

Du skal nu udfylde tabellen med hvilke behov, du har mulighed for at dække. Du får så en tabel som:

Timer Antal vagter
Kategori 1 4343/4500 453/463
Kategori 2 1000/1100 120/110
Kategori 3 40/37 5/5
...

Dette skema skal du nu tjekke. Du kan se at du ikke har mulighed for at dække 10 vagter i kategori 2. Disse vagter må enten være udækkede eller dækkes af personer fra kategori 1, hvis det er muligt.

Råd 8 er derfor: Tjek det samlede antal af vagter og timer.

Råd 7: Kan det lade sig gøre ?

Langt om længe kender du nu behovene. Du forventer måske derfor at du nu skal igang med at lave selve vagtplanlægningen allerede nu. Det skal du også, men der er stadig et par ting du bør undersøge før du går igen. Det kan spare dig meget tid, hvis du gør det nu.

Det du skal undersøge er om vagtplanen i det hele taget er realistik. Der er to ting du skal undersøge. For det første om der findes personale nok til at dække antallet af timer og efterfølgende om der er personale nok til at dække antallet af vagter. Det er nemlig ikke det samme.

Første undersøgelse
For hver enkelt dag laver du en liste over hvor mange personer der er brug for ialt inden for de enkelte kategorier.

F.eks:
Dato Kat1 Kat2
20-aug-2008 6 4
21-aug-2008 7 4
22-aug-2008 1 2
23-aug-2008 3 1
...
...

Derefter skal du opgøre, hvor mange vagter du har mulighed for at få dækket. Dit skema bliver derefter:

Dato Kat1 Kat2
20-aug-2008 6/6 4/5
21-aug-2008 7/6 4/5
22-aug-2008 1/6 2/5
23-aug-2008 3/6 1/5
...
...

Til sidst skal du kontollere om der findes en eller flere dage, hvor du ikke har mulighed for at opfylde behovene. I dette tilfælde har du ingen mulighed for at lave en passende vagtplan for kategori1 den 21-aug-2008. Du har behov for at få dækket 7 vagter, men har kun 6 personer til rådighed. For at komme videre må du justere behovene.

Anden undersøgelse.
Den er lige som den første undersøgelse. Her er det dog ikke vagter du tæller, men antallet af timer du skal tælle.

Råd 6: Rådet er derfor at undersøge om vagtplanen i det hele taget kan lade sig gøre, husk at gøre det, dag for dag, for både timer og antallet af vagter

Råd 6: Hvor lang må en vagt maksimalt være

Du har været rundt til alle cheferne og fået dem til at fortælle hvor mange folk de har brug for og på hvilke tidspunkter. Du har endda sikret dig at de ikke er kommet med alle mulige kreative forslag. Hvis ikke så læs råd 5.

Desværre er der endnu en fælde. For hvor lange skal vagterne være? Er det nogle rimelige forhold ?

Den typiske længde er jo 8 timer, med ½ times frokost. F.eks. fra kl. 9-17. Der er dog også andre traditioner. F.eks. er gennemsnittet for taxi-chauffører vagter på ca. 9.30 time inkl. pauser. På hospitaler anvendes der ordninger, hvor lægen er på vagt 24 timer af gangen. Falck har i deres overenskomst aftalt at en vagt maksimalt bør være 12.5 time inkl. pauser.

Hvad skal den maksimale længde være ?. Jeg vil forslå at du arbejder med vagter der maksimalt er 12 timer. Det skyldes flere forhold.

1. For det første skal din vagtplanlægning overholde overenskomsterne og der er i mange overenskomster aftalt maksimale vagtlængder på omkring 12 timer.
2. For det andet skal du også overholde 11-timers reglen. Hvis du arbejder med vagter på over 12 timer vil du få svært ved at bruge den pågældende medarbejder næste dag. Hun bliver nød til at have en sovedag før hun kan møde igen.
3. Hvis du arbejder med meget lange vagter spænder du ben for dig selv. Hvis en af dine kollegarer skal have en sovedag pga. en lang vagt kan du ikke tildele den pågældende en vagt næste dag. Kort sagt får du færre muligheder for at få vagtplanen, for næste dag, til at gå op.

Råd 6 er derfor: Check længden af vagterne og undersøge om nogle af dem er over 12 timer. Hvis det er tilfældet så del dem i to.

Råd 5: Lad ikke chefen snyde dig.

Dette råd har du forhåbenligt ikke brug for, for dette råd burde være overflødigt, men det er det desværre ikke. Hvis du har et godt og ærligt forhold til de chefer, der skal fortælle dig om deres behov for at få dækket vagter, behøver du ikke at læse videre, men gør det alligevel for underholdningens skyld :-)

Problemet er at når du spørger cheferne om hvad deres behov for vagter er svare de måske ikke ærligt. Det kan være de ikke har overblik over det, men ikke vil indrømme det eller det kan også være, at de har nogle kreative løsninger. Desværre er disse som regel ulovlige.

Et eksempel på en kreativ løsning var fra en bagerbutik i København. Det er sådan med bagerbutikker, at når det regner spiser vi mange flere kager end vi plejer. Det kender du måske også fra dig selv, det gør jeg ihvertfald.



Derfor har bagerne travlt når det regner. En bager, der skal lave en vagtplan, har derfor den udfordring at han skal forudsige vejret meget bedre end DMI. Det er naturligvis umuligt. Hvad skal bageren så gøre. Den bager, som denne historie handler om, fik en god ide. Han bad nogle af sine ansatte om at se på vejret når de skulle møde. Hvis det regnede skulle de møde, og hvis det ikke regnede skulle de ikke møde. Desværre fik de kun løn hvis de mødte, og det er ulovligt.

For at du kan lave en vagtplan og de ansatte i rimelig tid kan få at vide, hvornår de skal møde har du brug for de rigtige tal.


Råd 5 er derfor: Lad ikke chefen snyde dig med kreative løsninger. Det eneste du skal acceptere som tal for behovene er helt konkrete tal, 0'er, 1'er, 2'er, osv.

Råd 4: Hvilke behov har du ?

Jeg sidder og drikker kaffe og kom til at tænke på, at det gør du også, derfor endnu et råd.

I råd 3 lavede du en tabel over dine behov hvor du i hver celle skulle skrive hvor mange vagter af en bestemt type du havde brug for en bestemt dag.

Hvordan fandt du frem til det tal ?. Hvad tænkte du på ?. Der er mange muligheder. Du skrev måske hvor mange vagter der mindst var brug for, eller hvor mange i maksimalt skulle være. Det kan også være, at du skrev hvor mange du ønskede i skulle være. Eller du tænkte allerede på hvor mange I kunne være, hvis vagtplanen skulle gå op mht. antallet af vagter og timer til den enkelte medarbejder.

Det er alt samme udemærket. Mit råd er derfor, at du I cellerne skriver:

Hvor mange personer, der MINDST skal være på

arbejde for at I kan få løst opgaverne.

Som vagtplanlægger er det sikkert ikke noget du bestemmer så du må få cheferne for de enkelte kategorier af medarbejdere til at komme ud med tallene. Held og lykke med det.

Råd 4 er derfor: Styr dit behov efter hvor mange i MINDST skal være.

Råd 3: Få overblik over kategorierne

I råd 2 fik du en kop te og vi gennemgik, hvorledes du kan inddele dine kollegarer i kategorier. Hvad nu, hvorledes får du overblik over vagterne i de enkelte kategorier ?

Jeg vil forslå at du laver et skema, en tabel. Som rækker skriver du de forskellige typer af vagter, der skal dækkes. Det vil sige en kategori, et møde tidspunkt og et gå hjem tidspunkt.

F.eks:

Sygeplejsker 7-15

Sygeplejsker 15-23

Sygeplejsker 23-07

Læge 8-16

I kolonnerne laver du en kalender. F.eks. 4. aug, 5. aug, 6.aug, etc. Det er en god ide også at skrive hvilke dag det er. F.eks. Man. 4. aug, Tir. 5.aug, Ons. 6. aug, etc.

Når du har gjort det kan du nu i hver enkelt celle skrive hvor mange der skal planlægges vagter for du dette tidspunkt.

Det er et skærmbillede fra vagtplanlægningssystemet OnDutyPlanner, der et software system til vagtplanlægning. Men du kan naturligvis også blot benytte papir og blyant.

Hvor lang en periode, du ønsker at gøre dette for bestemmer du selv. Når du er færdig har du fortjent en kop kaffe. :-)

Råd 3 er: Lav en tabel over behovet

Råd 2 - Overblikket skal organiseres

Du har fået til opgave at lave vagtplanerne og er begyndt at samle informationer om, hvor mange personer, der skal være på vagt på de forskellige tidspunkter.

Du begynder at få viden om, at I skal bruge

• Nogle bestemte personer
• Nogle bestemte dage
• På nogle bestemte tidspunkter

Nu melder problemerne sig, for hvordan skal du skrive al den viden ned. Du har allerede prøvet at lave lange lister, men i dem mister du overblikket og så har du prøvet med en masse små gule sedler, men det giver heller ikke noget overblik.

Du skal derfor sætte dig ned, tag en kop te og et stykke papir og tænker dit firma igennem. Hvad laver I, hvem laver hvad og hvem er afhængige af hinanden og hvem kan afløse hinanden. Når du gør det vil du se, at der er et mønstre. Der er nogle bestemte arbejdsopgaver og de løses som regel af nogle bestemte personer.

F.eks. gælder der på et hospital, at lægerne tager sig af en ting, bioanalytikerne af noget andet og sygeplejskerne af nogle tredje opgaver.

Du har nu drukket din te og har imellem tiden fået overblik over de arbejdsopgaver I løser og i hvilke grupperinger, dette sker. Du skal nu tage dit papir frem og skrive et navn for:

Hver gruppe af medarbejder, der

arbejder med det samme og

umiddelbart kan afløse hinanden.

Et par eksempler:

1. Fra en avis:Sportsredaktionen, Politik redaktionen, Udenlandsredaktionen.
2. Fra et hospital: Sygeplejsker, Læger, Bioanalytikere, Portører

Du har inddelt jeres arbejdsopgaver i kategorier, hvor en kategori er defineret som: En betegnelsen for en gruppe af medarbejdere, der arbejder med de samme ting, og som kan udføre hinandens job.

Råd 2 er derfor: Få styr på hvilke kategorier, du skal lave vagtplaner for.

Råd 1 - Få overblik

Du er lige blevet ansat og din chef fortæller dig på første arbejdsdag, at det er dig der skal stå for den daglige planlægning af vagtplanerne. Hvad nu.

Du har, som altid, tre muligheder:

1. Flygt. Du fortæller chefen, at det er du desværre ikke i stand til da du har mange andre nye opgaver at sætte dig ind i.
2. Kæmp. Du fortæller chefen, at det vil du gerne.
3. Frys. Du fortæller chefen, at det må du lige tænke lidt over.

Hvis du vælger kæmp eller frys, synes jeg du skal læse videre.

Du har taget udfordringen op og vil gerne lave vagtplanerne. Naturligvis vil du også gerne lave gode vagtplaner. For at lave en vagtplan er det nødvendigt at du har kendskab til:

1. Hvad er kravene til bemanding.

2. Hvem har du i det hele taget rådighed over, og for hvem må du bestemme vagtplannerne.

Når du kender de to ting ved du lidt om behovene (1) og mulighederne (2). Din opgave er nu at få de to ting til at gå op, men hvordan det kan gøres kommer først i de næste blog indlæg.

Råd 1 lyder derfor: Sikre dig at du har en detaljeret beskrivelse af kravene til bemandingen og en detaljeret beskrivelse af hvilke vagter, der allerede er bestemt og hvilke vagter du selv kan planlægge.

Husk også at vide, hvornår kravene til bemanding ændres og hvem der kan gøre det. Ligesom du skal vide når der er ændringer i den personalegruppe du skal lave vagter for.