fredag den 17. april 2009

Råd 12: Weekend planlægning

Nu er klokken 16.07 fredag eftermiddag, og min weekend er faktisk begyndt. Min kone står lige her ved siden af og har netop set på sit ur for, at jeg skal være opmærksom på at weekenden faktisk er begyndt.

Men derfor skal du alligevel have råd 11. Meget passende drejer det sig om weekendfri og hvorledes det skal planlægges.

Hvis alle dine medarbejdere altid har fri i weekenden behøver du ikke at læse mere. Jeg vil ønske dig en god weekend som du kan holde med god samvittighed, da du allerede har lavet 2/7'ende dele af vagtplanen :-)

Du kan også være i den heldige situation, at der i de overenskomster eller lokalaftaler, du administere er noget regel om at folk skal have fri f.eks. hver anden, hver tredje eller hver fjerde weekend.

Hvis det er tilfældet så er mit råd, at starte med at planlægge disse. I denne blog regner jeg med at du bruger excel vil din vagtplanlægning, selv om der findes meget bedre alternativer. F.eks. http://www.ondutyplanner.dk/ eller hvis det er vikarer så se: http://www.vikaradministration.dk/

Du åbner derfor et excel ark og gør følgende:
  1. I første række skriver du i første kolonne NAVN, i anden kolonnen MAN, i tredje kolonne TIR, i 4'er kolonne ONS, i 5'te kolonne TOR, også, også. Det gentager du for alle de uger du vil lave planlægning for. Det er godt at excel har en kopi og indsæt funktion :-)
  2. I anden række skriver du i anden kolonne dato'en på den første mandag, du skal lave lave planlægning for. I anden række tredje kolonne skriver du =B2+1 Du kan nu bruge cellen C2 til at kopier videre på rækken så du får listet, i række 2, alle de dato'er du skal bruge.
  3. I første kolonne i cellerne 3,4,5, .... Dvs. celle A3, A4, osv. skriver du navene på du medarbejdere du skal lave vagtplanen for.

Du har nu en tabel hvor du i hver enkelt celle kan angive, hvilken vagt en given person skal have en given dag.

Det eneste du nu mangler er at bestemme hvilke personer, der skal have fri i hvilke weekender. Det notere du ved at skrive FRI i de rigtige celler for lørdag og søndag.

Hvis I har en overenskomst, der fortæller at der skal være fri hver anden weekend, så start med at bestemme, de to første uger. Derefter giver resten sig selv. Hvis det er hver tredje weekend, så er det hver tredje uge, osv.

For at udgå at favorisere nogen så tildel kun de weekend fri, som overenskomste har som et absolut krav. En anden grund til dette er at du senere skal have så store muligheder som muligt for at planlægge vagterne.

Råd 11 er derfor: Start din vagtplanlægning med den krævede weekend fri

Råd 11: Weekend fri


Det er snart weekend. Faktisk om nogle få timer. Klokken er nemlig nu 15.52 en fredag eftermiddag. Det er derfor du får dette råd nu.

Noget af det dine medarbejdere går mest op i er selvfølgelig, hvornår de har fri, og især hvornår de har fri i weekenden. Det kan skyldes mange ting, men de fleste vil jo gerne være sammen med deres familie og der er også en del mennesker, der ikke længere er gift, og derfor kun kan være sammen med deres børn i nogle bestemte weekender.

Det bør du som vagtplanlægger tage hensyn til som noget af det første. Ellers får du bare en masse administration med at folk bytter vagter i et væk. Den perfekte vagtplan, og kære ven, selv om den ikke findes, så er det den vi går efter, er den hvor der ikke er nogle, der bytte vagter overhovedet.

En anden meget væsentlig grund til at prioritere weekendfri meget højt på listen over ting, der skal tages hensyn til, er at der i mange overenskomster er et krav om at medarbejderne har fri f.eks. hver tredje eller anden weekend.
Husk, dette gælder også hvis du laver vagtplanlægning for vikarer

Råd 10 er derfor: Når du skal lave vagtplanen så planlæg som prioritet 1 weekend fri. Hvordan det kan gøres vil vi se på i næste råd.


God weekend